Generador de orden de compra para proveedores
Escribe qué le pides a tu proveedor, en qué cantidad y a qué precio, cuándo y dónde lo necesitas y cómo vas a pagar. La orden queda numerada, con totales y espacio para la firma de autorización.
Por qué usar órdenes de compra
La orden evita malentendidos con el proveedor: deja por escrito lo que pediste y el precio acordado. Cuando llega la mercancía o la factura, comparas contra la orden antes de pagar.
Orden de compra y cotización
La cotización la hace el proveedor con sus precios; la orden de compra la haces tú para aceptar esa cotización y formalizar el pedido.
Datos que debe tener
- Folio de la orden (OC-0001, OC-0002…) para que el proveedor lo ponga en su factura.
- Fecha de la orden y fecha de entrega requerida.
- Proveedor y su contacto.
- Partidas con cantidad, descripción, precio unitario e importe.
- Subtotal, IVA y total.
- Lugar de entrega y condiciones de pago (contado, 15 o 30 días contra factura).
- Firma de quien autoriza y, si se puede, la aceptación del proveedor.
Ejemplo
Un despacho contable pide a su papelería 10 paquetes de hojas a $115, 4 cajas de folders a $210 y 2 tóneres a $1,350. La orden OC-0007 suma $4,690 más IVA, total $5,440.40, con entrega el viernes en la oficina y pago a 15 días contra factura. Cuando llega la factura, el despacho revisa que coincidan cantidades y precios con la orden antes de programar el pago.
Cómo usar el historial
Las órdenes guardadas se pueden volver a descargar, duplicar para pedidos recurrentes o editar si el proveedor confirma un cambio. El historial completo se descarga en Excel para llevar el control de compras del mes junto con tus gastos.
Buenas prácticas
- Pide primero la cotización y respeta en la orden el precio y la vigencia que te dieron.
- Indica si los precios incluyen envío.
- Pide que el número de orden aparezca en la factura para conciliar fácilmente.
- Si la compra es grande o con anticipo, respáldala con un contrato.
Guía relacionada: Control de compras en un negocio pequeño
Al recibir la mercancía: compara orden, remisión y factura
Cuando llega el pedido, revisa tres documentos: la orden de compra (lo que pediste), la nota de remisión o guía de entrega (lo que te entregaron) y la factura (lo que te cobran). Las cantidades y los precios deben coincidir en los tres antes de pagar. Esta revisión sencilla evita pagar mercancía que no llegó o precios distintos a los acordados.
Si llega incompleto o con daños
- Anota en la remisión lo que realmente recibiste y pide al repartidor que firme.
- Toma fotos del empaque y del producto dañado.
- Pide al proveedor una factura solo por lo recibido o una nota de crédito por la diferencia.
- Si el faltante se enviará después, deja la orden abierta hasta recibirlo.
Preguntas frecuentes sobre esta herramienta
¿Una orden de compra obliga al proveedor?
Cuando el proveedor la acepta, deja constancia del pedido y de sus condiciones. Para compras grandes conviene además un contrato firmado por ambas partes.
¿La orden de compra sustituye a la factura?
No. El proveedor debe emitir su CFDI por la venta; la orden sirve para revisar que lo facturado coincida con lo que pediste.
¿Puedo marcar precios con IVA incluido?
Sí. Elige “Precios con IVA incluido” y la orden separa el subtotal y el IVA del total.
¿Qué hago si el proveedor entrega menos de lo que pedí?
Anótalo en la nota de remisión al recibir, con la firma del repartidor, y pide una factura solo por lo entregado o una nota de crédito por la diferencia. No pagues el total hasta que lleguen las piezas que faltan.
Revisado el 29 de octubre de 2026 por el equipo de UtiliWebs.