Control de inventario gratis: entradas, salidas y existencias
Registra tus productos con su costo, precio y existencia mínima, anota cada entrada y salida y consulta qué te falta surtir y cuánto vale tu inventario. Todo se guarda en tu navegador y se descarga en Excel.
Para negocios pequeños
Tienditas, papelerías, refaccionarias, estéticas o talleres que hoy llevan el inventario en una libreta y quieren saber rápido qué se está acabando.
Sin cuenta ni nube
La información se queda en este dispositivo. Descarga el Excel cada semana como respaldo y para revisarlo con tu contador.
Cómo empezar
- Da de alta cada producto con una clave, su unidad (pieza, caja, kilo), la existencia actual y la existencia mínima.
- Cada vez que compres o vendas, registra una entrada o una salida.
- Una vez al mes haz un conteo físico y usa «Ajuste» para corregir diferencias.
Existencia mínima: cuándo volver a comprar
Una regla sencilla: existencia mínima = lo que vendes en un día promedio × los días que tarda tu proveedor en surtir, más un pequeño margen. Si vendes 6 piezas al día y tu proveedor tarda 3 días, el mínimo debería ser de al menos 18 piezas.
Ejemplo
Una cafetería registra «Café molido 250 g» con 10 bolsas, mínimo de 4, costo de $60 y precio de $95. Después de vender 7 bolsas quedan 3: la herramienta la marca como «Surtir» y muestra que el inventario vale $180 a costo y $285 a precio de venta.
Buenas prácticas
- Registra las mermas (producto dañado o caducado) como salida con una nota.
- Usa la misma clave en tus etiquetas; puedes crearlas con el generador de código de barras.
- Cuando surtas, emite una orden de compra a tu proveedor y registra la entrada al recibir la mercancía.
Conteo físico paso a paso
- Elige un día y una hora con poco movimiento, por ejemplo al cerrar el sábado.
- Cuenta por zonas o anaqueles y anota lo que encuentras sin ver lo que dice el sistema, para no contar «de memoria».
- Compara tu conteo con la existencia de la herramienta.
- Antes de ajustar, busca la causa: una venta sin registrar, una devolución, una caja mal acomodada o una merma.
- Registra la diferencia con «Ajuste» y una nota que explique el motivo.
Primero lo primero: que no se te caduque la mercancía
Si vendes alimentos, medicamentos o productos con fecha, acomoda lo que llega atrás y lo que ya tenías al frente, para que salga primero lo más antiguo. A esto se le conoce como PEPS (primeras entradas, primeras salidas). Anota la fecha de caducidad en la descripción o en la etiqueta para revisarla en cada conteo.
Preguntas frecuentes sobre esta herramienta
¿Dónde se guardan mis datos?
En el almacenamiento de este navegador. No se envían a ningún servidor. Si borras los datos del navegador o cambias de equipo, se pierden, por eso conviene descargar el Excel.
¿Puedo usarlo desde el celular?
Sí, pero los datos de cada dispositivo son independientes. Usa siempre el mismo equipo para llevar el control.
¿Qué es el valor del inventario?
La suma de existencia × costo de cada producto. Es el dinero que tienes invertido en mercancía.
¿Qué hago si el conteo físico no coincide con el sistema?
Busca primero la causa (ventas o devoluciones sin registrar, mercancía en otro lugar, mermas). Después registra un ajuste con una nota del motivo. Si las diferencias se repiten en el mismo producto, revisa cómo se está registrando su venta.
Revisado el 29 de octubre de 2026 por el equipo de UtiliWebs.