Control de compras en un negocio pequeño: cotizar, pedir, recibir y pagar
En un negocio pequeño las compras suelen hacerse por WhatsApp y de memoria, hasta que llega una factura que no cuadra o mercancía que nadie pidió. Un proceso de cuatro pasos evita pagar de más sin volverte burocrático.
1. Pide al menos dos cotizaciones
Para compras recurrentes o importantes, compara dos o tres proveedores. No te quedes solo con el precio: revisa tiempo de entrega, si el envío está incluido, garantía, forma de pago y si emiten factura. Guarda las cotizaciones aunque elijas solo una; te sirven para negociar la próxima vez.
2. Formaliza el pedido con una orden de compra
La orden deja por escrito qué pediste, cuánto, a qué precio y para cuándo. Asígnale un folio y pide al proveedor que lo ponga en su factura. Con el generador de órdenes de compra la tienes en un minuto y queda en tu historial.
3. Revisa lo que llega
Cuando recibas la mercancía, cuenta y revisa contra la orden y contra la nota de remisión del proveedor: cantidades, modelos y estado. Si algo falta o llega dañado, anótalo en la remisión antes de firmar de recibido y avisa al proveedor el mismo día.
4. Coteja la factura antes de pagar
Este paso, que los contadores llaman "conciliación de tres documentos", es simple: antes de pagar, compara la orden de compra, lo que realmente recibiste y la factura. Las tres deben coincidir en cantidades y precios. Si no coinciden, pide la corrección antes de pagar; después es mucho más difícil.
Ejemplo
Una cafetería pide 30 kg de café a $310 el kilo (orden OC-0021). Llegan 28 kg y la encargada lo anota en la remisión. La factura viene por 30 kg. Como el dueño revisa los tres documentos antes de pagar, pide una factura corregida por 28 kg y se ahorra $620. Repetido cada semana con varios insumos, el control paga solo.
Reglas sencillas que ayudan
- Quién autoriza: define hasta qué monto puede comprar tu encargado sin preguntarte.
- Un solo lugar para todo: guarda órdenes, remisiones y facturas juntas por mes.
- Fechas de pago: programa los pagos según el crédito del proveedor; pagar antes de tiempo sin descuento es perder liquidez.
- Gastos registrados: anota cada compra pagada en tu registro de gastos para ver cuánto gastas por categoría y estimar el IVA acreditable.
Si vendes, el proceso al revés
Cuando tú eres el proveedor, el mismo control te protege: cotiza por escrito, pide la orden de compra de tu cliente, entrega con nota de remisión firmada y factura conforme a lo entregado.
Preguntas frecuentes
¿Una orden de compra es obligatoria?
No es un requisito fiscal, pero deja constancia del pedido y facilita revisar la factura antes de pagar.
¿Qué hago si la factura no coincide con lo recibido?
Pide al proveedor que la corrija o que emita una nota de crédito antes de pagar.
¿Cuántas cotizaciones debo pedir?
Para compras importantes, al menos dos o tres. Para insumos recurrentes, revisa precios con otros proveedores cada pocos meses.
Fuentes consultadas
Esta guía es informativa. Las reglas fiscales y legales pueden cambiar; confirma tu caso con un contador o un abogado.