Cómo entregar equipo de trabajo a tus empleados: inventario, resguardo y devolución
Una laptop que no regresa o una herramienta que nadie sabe quién tiene cuestan dinero y tiempo. Con un inventario sencillo y una carta por cada entrega, sabes en todo momento qué tiene cada persona y en qué estado.
1. Haz un inventario básico
Una hoja con número de inventario, descripción, marca, modelo, número de serie, fecha de compra, valor, a quién está asignado y estado. Pega una etiqueta con el número de inventario en cada equipo. Para empezar basta con lo que vale más o se pierde con facilidad: computadoras, celulares, tabletas, herramientas eléctricas y vehículos.
2. Entrega con carta y fotos
Cada entrega lleva su carta responsiva: qué se entrega, accesorios, estado y obligaciones de uso. Toma fotos del equipo al momento de entregarlo y guárdalas con la carta. Si el equipo tiene detalles, escríbelos ("rayón en la tapa"); así nadie discute después.
3. Configura lo digital
En computadoras y celulares, entrega el equipo con cuentas de la empresa (no personales), contraseñas que tú puedas recuperar y, si es posible, la opción de localizar y bloquear el equipo a distancia. Usa contraseñas largas y distintas para cada cuenta.
4. Revisa cada cierto tiempo
Una o dos veces al año, compara el inventario con lo que realmente existe: que cada persona muestre su equipo y que el estado coincida con lo anotado. Es más fácil corregir una diferencia a los seis meses que al final de una relación laboral.
5. Devolución al terminar
- Pide la devolución desde el aviso de salida, no el último día por la tarde.
- Revisa el equipo contra la carta y las fotos de entrega.
- Firma una constancia de devolución con fecha y estado.
- Retira accesos: correo, sistemas, cuentas compartidas.
¿Y si el equipo se daña o se pierde?
Distingue entre el desgaste normal por uso, que corresponde a la empresa, y el daño por negligencia. Aun en ese caso, la Ley Federal del Trabajo limita los descuentos al salario (artículo 110): por deudas con el patrón el descuento no puede ser mayor al 30 % del excedente del salario mínimo, y el finiquito no puede retenerse por completo. Lo más práctico es documentar bien, contar con seguro para los equipos caros y acordar por escrito cualquier reposición.
Ejemplo
Un despacho de 8 personas registra 10 laptops, 6 celulares y 1 camioneta. Cada entrega tiene su carta responsiva con número de serie y fotos. Cuando una colaboradora renuncia, recursos humanos agenda la devolución para su penúltimo día, revisa la laptop contra la carta, firma la constancia y desactiva sus cuentas. El equipo se reasigna esa misma semana.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio hacer una carta responsiva?
No es obligatoria, pero es la forma más sencilla de demostrar qué se entregó, en qué estado y a quién.
¿Puedo descontar del sueldo un equipo dañado?
Solo dentro de los límites del artículo 110 de la Ley Federal del Trabajo y nunca por el desgaste normal. Conviene asesorarse antes de aplicar descuentos.
¿Qué hago si el empleado no devuelve el equipo?
Requiérelo por escrito con la carta responsiva como respaldo. Si el valor es alto, consulta a un abogado sobre las acciones que proceden.
Fuentes consultadas
Esta guía es informativa. Las reglas fiscales y legales pueden cambiar; confirma tu caso con un contador o un abogado.